시간관리

CEO는 기업의 의제를 정하고, 자기 뜻대로 위임하고, 모든 관리 프로세스를 고칠 수 있는 권한이 있다. 사람들을 고용하고 이동시킬 수 있으며, 새로운 사업을 시작하고, 구조조정을 실시하거나 기존 사업을 폐쇄할 수 있다. 하지만 일정은 어떨까? CEO는 자신의 일정도 자기 뜻대로 할 수 있을까? 불행하게도 대부분의 CEO들이 그렇지 못하다.

  어떻게 하면 CEO가 실제로 가치가 창출되는 분야에 집중하고, 개인적인 균형까지 유지하는 시간관리가 가능할까?
  그간 많은 CEO들과의 코칭을 통하여 효과를 보았던 다음과 같은 방법을 권한다.
  진단과 해결책 마련의 두 단계로 이루어지는데,
  첫째는, 먼저 질문을 통해 자신이 원하는(원하지 않는) 분야와 활동을 찾고 그런 다음, 실제로 시간이
  어떻게 사용되고 있는지 확인하기 위해 자신의 일정을 분석한다.
  두 번째는, 가장 중요한 분야에 시간을 돌릴 수 있는 방법을 찾아 조치를 취한다.

질문을 통해 자신이 원하는 분야를 확인하고, 자신의 일정 분석하기
* 나는 옳은 일을 하고 있는가?
* 나는 가장 중요한 이해당사자들과 만나고 있는가?
* 나는 가장 중요한 문제에 시간을 쓰고 있는가?
시간관리를 효과적으로 하려면, 위의 세 가지 질문을 던지면서 자신의 일정을 분석해야 한다.

  일례로 어떤 CEO가 자신의 최근 3달 동안 사용한 시간(근무일 기준)을 분석해보았더니, 자신의 의제 연구에는 10%, 다른 사람들과의 만남에 70%, 생산성이 낮은 활동에 20% 정도의 시간을 사용했다 한다.
  조금 더 구체적으로 들어가 보았더니, 다른 사람과의 만남 중에 가장 중요한 이해당사자 중의 하나인 직속부하와의 만남이 10%도 안 되었다. 또한 생산성이 낮은 활동의 절반 정도의 시간만을 자신의 의제 연구에 할당하고 있는 결과로, CEO로서 가장 가치 있는 활동이라 할 수 있는 ‘조직이 어떻게 발전해나갈지 전망하고, 계획이 제대로 실행되었는지 확인하고, 성과관리방법을 점검하는’ 등의 의제에는 피상적으로밖에 접근하고 있지 못하다.
  시간을 분석해보는 것은 대단히 가치 있는 일이다. 이러한 시간은 기회비용을 가지고 있다. 그 시간을 다른 데 사용할 수도 있는 것이다. 그 시간은 기회비용을 보상해주는가? 당신과 조직에 가치를 가져다 주는가? 이와 같은 진단을 통해 많은 CEO들은 자신들을 점점 바쁘게 만들지만 실제로는 가치가 낮은 활동과 시간들을 파악할 수 있다.

가장 중요한 분야에 시간을 돌릴 수 있는 방법을 찾아 조치하기 분석을 마쳤으면 다음에는 무엇을 할 수 있는가? 변화시킬 수 있는 분야가 적어도 3개가 있다.   첫째, 큰 돌을 먼저 넣는 방법의 일정관리.   예를 들어 일주일에 2일, 2시간씩은 자신의 가장 중요한 의제에 시간을 우선 배정하여 집중 시간으로 관리하거나, 직속부하직원의 코치로서의 역할을 정하고 매주 가장 우선순위 높은  일로 정해놓는 등 시간배정에 대한 분명한 규칙을 정할 수 있다.

둘째, 통제 중심에서 임파워먼트 패러다임으로 전환하기.   직원들이 보다 큰 책임감과 역량을 갖고 일을 처리한다면 리더의 시간은 보다 가치 있는 일에 쓰일 수 있다. 직원들과의 신뢰관계를 만들고, 역량 개발에 쓰는 시간을 우선적으로 배치하는 등, 여러 이해당사자 그룹들과의 미팅시간과 빈도에 대해서도 규칙을 만들어 시간낭비를 많이 줄일 수 있다. ‘프랭클린 플래너-위클리 콤파스’를 이용한 시간 관리 사례

셋째, 관리 프로세스.   조직이 잘 돌아가려면 경영자들이 적절한 시기에 핵심문제에 적절한 시간을 배정할 수 있도 록 해주는 관리 프로세스를 갖고 있어야 한다. 만일 자신이나 다른 임원들이 시간을 그렇게 관리하지 못하고 있다면, 그러한 관리 프로세스를  고려해보아야 할 것이다.   결국 CEO의 효과성은 옳은 사람들을 위해 옳은 일을 옳은 방식으로 수행하는데 시간을 사용 하느냐에 의해 결정될 것이다. 그리고, 효과적인 시간관리는 CEO의 성공을 결정한다.